湘油泵: 董事会秘书工作制度（2023年9月修订）

        湖南机油泵股份有限公司

           董事会秘书工作制度

               第一章 总 则

(资料图片仅供参考)

  第一条 为提高公司治理水平，规范公司董事会秘书的选任、履职、培训和

惩戒工作，根据《公司法》、《证券法》、《上海证券交易所股票上市规则》（以下

简称“上市规则”）、《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办法（2015 年修

订）》

  （以下简称“《管理办法》”）、

                《上市公司独立董事管理办法》

                             （以下简称“《独

立董事管理办法》”）等法律法规和其他规范性文件，制订本工作制度。

  第二条 董事会秘书为公司高级管理人员，对公司和董事会负责，应忠实、

勤勉地履行职责。

  第三条 董事会秘书是公司与上海证券交易所之间的指定联络人。上海证券

交易所仅接受董事会秘书或代行董事会秘书职责的人员以上市公司名义办理信

息披露、公司治理、股权管理等其相关职责范围内的事务。

  第四条 公司设立董事会办公室，由董事会秘书分管该部门工作。

               第二章 选 任

  第五条 公司董事会应当在公司首次公开发行股票上市后三个月内，或原任

董事会秘书离职后 3 个月内聘任董事会秘书。

  第六条 担任公司董事会秘书，应当具备以下条件：

  （一）具有良好的职业道德和个人品质；

  （二）具备履行职责所必需的财务、管理、法律等专业知识；

  （三）具备履行职责所必需的工作经验；

  （四）取得上海交易所认可的董事会秘书资格证书。

  第七条 具有下列情形之一的人士不得担任公司董事会秘书：

  （一）《公司法》第一百四十七条规定的任何一种情形；

  （二）最近三年曾受中国证监会行政处罚；

  （三）曾被证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书；

  （四）最近三年曾受证券交易所公开谴责或者三次以上通报批评；

  （五）本公司现任监事；

  （六）上海交易所认定不适合担任董事会秘书的其他情形。

  第八条 公司拟召开董事会会议聘任董事会秘书的，应当提前五个交易日向

上海证券交易所备案，并报送以下材料：

  （一）董事会推荐书，包括被推荐人（候选人）符合本办法规定的董事会秘

书任职资格的说明、现任职务和工作履历；

  （二）候选人的学历证明、董事会秘书资格证书等。

  上海证券交易所自收到报送的材料之日起五个交易日后，未对董事会秘书候

选人任职资格提出异议的,公司可以召开董事会会议，聘任董事会秘书。

  对于上海证券交易所提出异议的董事会秘书候选人,公司董事会不得聘任其

为董事会秘书。

  第九条 公司解聘董事会秘书应当具备充足的理由，不得无故将其解聘。

  第十条 董事会秘书具有下列情形之一的，公司自相关事实发生之日起一个

月内将其解聘：

  （一）《管理办法》办法第七条规定的任何一种情形；

  （二）连续三年未参加董事会秘书后续培训；

  （三）连续三个月以上不能履行职责；

  （四）在履行职责时出现重大错误或疏漏，后果严重的；

  （五）违反法律法规或其他规范性文件，后果严重的。

  董事会秘书被解聘时，公司应当及时向上海证券交易所报告，说明原因并公

告。董事会秘书有权就被公司不当解聘，向上海证券交易所提交个人陈述报告。

  第十一条 董事会秘书被解聘或辞职离任的，应当接受公司董事会和监事会

的离任审查，并办理有关档案文件、具体工作的移交手续。

  董事会秘书辞职后未完成上述报告和公告义务的，或者未完成离任审查、文

件和工作移交手续的，仍应承担董事会秘书职责。

  第十二条 董事会秘书空缺期间，公司董事会应当及时指定一名董事或高级

管理人员代行董事会秘书的职责，并报上海证券交易所备案。

  董事会未指定代行董事会秘书职责的人员或董事会秘书空缺时间超过三个

月的，由公司法定代表人代行董事会秘书职责，直至公司聘任新的董事会秘书。

               第三章 履 职

  第十三条 董事会秘书负责公司信息披露管理事务，包括：

  （一）负责公司信息对外发布；

  （二）制定并完善公司信息披露事务管理制度；

  （三）督促公司相关信息披露义务人遵守信息披露相关规定，协助相关各方

及有关人员履行信息披露义务；

  （四）负责公司未公开重大信息的保密工作；

  （五）负责公司内幕知情人登记报备工作；

  （六）关注媒体报道，主动向公司及相关信息披露义务人求证，督促董事会

及时披露或澄清。

  （七）负责协助独立董事履行职责，确保独立董事与其他董事、高级管理人

员及其他相关人员之间的信息畅通，确保独立董事履行职责时能够获得足够的资

源和必要的专业意见；

  第十四条 董事会秘书应协助公司董事会加强公司治理机制建设，包括：

  （一）组织筹备并列席董事会会议及其专门委员会会议、监事会会议和股东

大会会议；

  （二）建立健全内部控制制度；

  （三）积极推动公司避免同业竞争，减少并规范关联交易事项；

  （四）积极推动公司建立健全激励约束机制；

  （五）积极推动公司承担社会责任。

  第十五条 董事会秘书负责公司投资者关系管理事务，完善公司投资者的沟

通、接待和服务工作机制。

  第十六条 董事会秘书负责公司股权管理事务，包括：

  （一）保管公司股东持股资料；

  （二）办理公司限售股相关事项；

  （三）督促公司董事、监事、高级管理人员及其他相关人员遵守公司股份买

卖相关规定;

  （四）其他公司股权管理事项。

     第十七条 董事会秘书应协助公司董事会制定公司资本市场发展战略，协助

筹划或者实施公司资本市场再融资或者并购重组事务。

     第十八条 董事会秘书负责公司规范运作培训事务，组织公司董事、监事、

高级管理人员及其他相关人员接受相关法律法规和其他规范性文件的培训。

     第十九条 董事会秘书应提示公司董事、监事、高级管理人员履行忠实、勤

勉义务。如知悉前述人员违反相关法律法规、其他规范性文件或公司章程，做出

或可能做出相关决策时，应当予以警示，并立即向上海证券交易所报告。

     第二十条 董事会秘书应履行《公司法》、中国证监会和上海证券交易所要求

履行的其他职责。

     第二十一条 公司为董事会秘书履行职责提供便利条件，公司董事、监事、

高级管理人员和相关工作人员应当配合董事会秘书的履职行为。

     第二十二条 董事会秘书为履行职责，有权了解公司的财务和经营情况，查

阅其职责范围内的所有文件，并要求公司有关部门和人员及时提供相关资料和信

息。

     第二十三条 公司召开总经理办公会以及其他涉及公司重大事项的会议，应

及时告知董事会秘书列席，并提供会议资料。

     第二十四条 董事会秘书在履行职责的过程中受到不当妨碍或者严重阻挠

时，可以直接向上海证券交易所报告。

     第二十五条 董事会秘书与公司签订保密协议，承诺在任期期间及离任后，

持续履行保密义务直至有关信息对外披露为止，但涉及公司违法违规行为的信息

不属于前述应当履行保密的范围。

     第二十六条 公司董事会聘请证券事务代表，协助董事会秘书履行职责。

  董事会秘书不能履行职责或董事会秘书授权时，证券事务代表应当代为履行

职责。在此期间，并不当然免除董事会秘书对其职责所负有的责任。

  证券事务代表应当取得上海证券交易所认可的董事会秘书资格证书。

                 第四章 培 训

     第二十七条 董事会秘书候选人或证券事务代表候选人应参加上海证券交易

所认可的资格培训，培训时间原则上不少于 36 个课时，并取得董事会秘书资格

培训合格证书。

  第二十八条 董事会秘书原则上每两年至少参加一次由上海证券交易所举办

的董事会秘书后续培训。

  董事会秘书被上海证券交易所通报批评，应参加上海证券交易所举办的最近

一期董事会秘书后续培训。

  第二十九条 董事会秘书的培训内容包括公司信息披露、公司治理、投资者

关系管理、股权管理、董事会秘书权利和义务等主题。

               第五章 惩 戒

  第三十条 董事会秘书违反《上海证券交易所上市公司董事会秘书管理办

法》，情节严重的，上海证券交易所根据上市规则的规定给予以下惩戒：

  （一）通报批评；

  （二）公开谴责；

  （三）公开认定不适合担任上市公司董事会秘书。

  以上第（二）项、第（三）项惩戒可以一并实施。

  第三十一条 被上海证券交易所公开认定为不适合担任上市公司董事会秘书

的，上海证券交易所注销其“董事会秘书资格证书”，自注销之日起上海证券交易

所所不接受其参加董事会秘书资格培训。因《管理办法》第七条第一款第（二）、

（四）项和第十条第一款第（二）项规定的事项被公司解聘的，上海证券交易所

注销其“董事会秘书资格证书”，自注销之日起上海证券交易所 3 年内不接受其参

加董事会秘书资格培训。

               第六章 附 则

  第三十二条 本工作制度由公司董事会负责解释。

  第三十三条 本工作制度自董事会审议通过之日起实施。

                      湖南机油泵股份有限公司董事会

                           二○二三年九月二十五日

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